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Le but premier de mon blog est d'offrir des solutions efficaces aux problèmes et situations spécifiques rencontrées par les entrepreneurs et les business men en général. Par le biais de ce blog marketing, je tente de partager avec vous mon expérience ainsi que mes connaissances personnelles en terme de marketing et d'organisation. Dans ces pages, je vais détailler des solutions marketing, mais également des méthodes de travail, d'amélioration de la GRC, de gestion du service client, de développement de réseaux, etc...
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Organisez vos foires expo et vos événements efficacement

13-08-2012

Organisez vos tâches efficacement: i-list.it, outil de gestion

Organiser ses tâches de manière efficace est le premier pas vers une gestion fructueuse. L'ère du post-it est terminée, entrez dans le 21eme siècle avec succès.

La méthode traditionnelle

Nous avons tous nos petites habitudes lorsqu'il s'agit d'organiser nos tâches quotidiennes.

Certains n'organisent rien et préfèrent s'occuper des choses "comme elles viennent". D'autres utilisent leur boîte mail comme une solution miracle répertoriant toutes leurs tâches importantes. D'autres encore, comme moi, utilisent des post-it ou de petits morceaux de papier pour répertorier leurs tâches et les ajouter au fur et à mesure qu'elles s'accumulent.

 

Chacune de ces méthodes a fait ses preuves et je me suis longtemps satisfait de mon système de post-it. Certes, le système a ses limites (difficulté à choisir les priorités des tâches ou à avoir une vue d'ensemble par exemple) mais il a fait ses preuves avec les années.

Cependant, étant toujours en quête de plus d'organisation et d'un meilleur rendement, j'ai décidé, une fois n'est pas coutume, de consacrer l'un de mes articles à la présentation d'un outil formidable: i-list.it.

 

L'importance d'une bonne organisation

Une vie, tout comme une entreprise, est un grand ensemble de petits détails. Pris séparément, ces engrenages n'ont que peu d'influence sur la machine. Mais additionnés, ce sont eux qui assurent le bon fonctionnement de la machine.

C'est pourquoi, savoir organiser ses tâches correctement est l'assurance d'une machine bien huilée, de temps épargné et de résultats positifs.

Si vous êtes un lecteur habituel de mon blog, vous aurez certainement remarqué que je fais souvent allusion au temps et à son importance (comme dans mon précédant article "Le temps est votre plus précieux atout: apprenez à le gâcher efficacement" par exemple).

Votre liste de tâches quotidienne (qu'il s'agisse de listes de courses, de rappels d'événements ou de tâches de travail) représente le coeur de votre organisation. Si vous parvenez à arranger ces tâches efficacement et à les compléter dans un ordre définit, vous gagnerez alors un temps précieux ainsi qu'une efficacité accrue.

Si vous n'êtes pas adepte des calendriers, des agendas ou des listes de tâches, prenez tout de même quelques minutes pour lire cet article: je vous assure que les quelques instants passés quotidiennement sur votre liste de tâches vous épargneront de longues heures gâchées par un manque d'organisation.

 Organisez vos tâches efficacement: i-list.it, outil de gestion

i-list.it: l'outil idéal pour garder le contrôle

Sur son site, i-list.it se définit comme suit:

"i-list.it est un service étonnant et gratuit. Sur i-list.it, vous allez créer vos propres listes de tâches, les mettre à jour, en changer l'ordre ou les priorités. Ce service est gratuit et très intuitif: indiquez vos tâches, organisez les en listes et supprimez-les au fur et à mesure que vous les achevez. Avec i-list.it, vous n'oublierez plus jamais ce que vous devez faire ! "

Le premier point à noter est qu'i-list.it vous permet d'organiser vos tâches par catégorie et par priorité. Vous créez un tableau (par exemple 'Choses à faire aujourd'hui') puis vous y insérez vos tâches ('ranger ma chambre', 'nourrir le poisson', 'passer à la banque', etc...). Pour chaque tâche, vous choisissez une couleur qui représente ce que vous souhaitez: une catégorie, un niveau de priorité, une personne concernée... Enfin, vous modifiez à votre gré l'ordre de ces tâches: ainsi, vous avez toujours au sommet de la liste vos tâches les plus urgentes.

Une fois vos tâches insérées, vous pouvez en modifier l'ordre et la couleur et les supprimer au fur et à mesure qu'elles sont terminées.

Chaque 'tableau' vous propose un lien direct: en sauvegardant ce lien dans vos favoris vous pourrez accéder au tableau sans avoir besoin de vous reconnecter. De cette manière, vous gardez votre liste de tâches ouverte sur votre ordinateur et pouvez la consulter ou la mettre à jour à n'importe quel moment.

 

i-list.it: un outil professionnel

Jusque là, je vous ai montré en quoi i-list.it est un outil intéressant pour ordonner ses petites tâches journalières.

Mais mon blog est avant tout un blog marketing et i-list.it est aussi un outil professionnel développé pour les professionnels.

Sur i-list.it, vous allez pouvoir créer plusieurs tableaux et les partager.

Prenons un exemple concret: vous êtes manageur projet et vous avez un designer, un ingénieur et un contrôleur qualité dans votre équipe.

Vous travaillez sur un nouveau projet, la création d'un produit spécifique. Vous allez pouvoir créer un tableau avec le nom de ce projet (appelons le "Project X") et insérez les étapes clé de la réalisation du projet.

Pour cela, vous allez tout d'abord définir les couleurs: bleu correspondra aux tâches qui vous reviennent, vert représentera les tâches du designer, etc...

Ensuite, il ne vous restera plus qu'à partager ce tableau avec les différents membres de votre équipe via l'interface de la plateforme et à observer son évolution.

Chaque membre va pouvoir mettre ses propres tâches à jour vous permettant ainsi de garder le contrôle de votre projet, le tout dans un seul et même tableau.

 

i-list.it: accessible à tout instant

L'un des aspects essentiels de i-list.it c'est son accessibilité. i-list.it est accessible sur n'importe quel navigateur et par conséquent fonctionne sur ordinateur, ordinateur portable, tablet (iPad, etc...) et smartphones (galaxy, iPhone, etc...) ce qui rend cet outil disponible n'importe, où n'importe quand.

Si pour de nombreux outils de gestion cet aspect n'est pas essentiel, il en va tout autrement lorsque l'on parle d'organisation des tâches: avec i-list.it, vous allez pouvoir créer vos tâches à la maison le matin, les consulter et les modifier pendant la journée sur votre lieu de travail, les mettre à jour sur la route à l'aide de votre smartphone et observer vos progrès une fois de retour à la maison.

 

Si c'est votre première utilisation d'un outil de gestion, le concept peut s'avérer quelque peu déroutant au début. L'organisation est une question d'habitude et cela coûte quelques efforts au début. Il n'est pas naturel pour tout le monde d'inscrire ses tâches dans un outil spécifique: n'abandonnez pas ! Au bout de quelques jours d'utilisation vous allez noter une différence flagrante dans la manière dont vous gérez vos petites tâches du quotidien. Au delà du simple fait que vous n'oublierez plus rien, vous allez surtout être capable de définir vos priorités et d'avoir une vue d'ensemble de votre planning. De cette manière, vous pourrez vous concentrer sur ce qui est important et mettre de côté ce qui ne l'est pas.

 Organisez vos tâches efficacement: i-list.it, outil de gestion

i-list.it: des outils pratiques

En plus de sa fonctionne principale d'organiseur de tâche, i-list.it propose quelques petits gadgets supplémentaires plutôt utiles.

Parmi eux, la possibilité de programmer son propre temps de rafraichissement de manière à ce que vos tâches se mettent à jour régulièrement si vous n'êtes pas le seul à utiliser le tableau.

A noter également, l'existence de 'raccourcis' permettant de gagner du temps en entrant ses tâches. Par exemple, si vous tapez souvent "urgent", vous pouvez créer le raccourci "urg" qui se verra automatiquement remplacé par le mot adéquat.

En bref, quelques petites additions qui ne changent pas radicalement le concept mais qui ajoutent une petite touche de simplicité à un système déjà très pratique.

 

 

Je vous invite désormais à essayer cet outil par vous-même pour vous faire votre propre idée. Si i-list.it ne convient pas à vos besoins, n'abandonnez pas ! Il existe de nombreux outils disponibles pour augmenter organisation et efficacité, il vous suffit de trouver le vôtre !

Pour découvrir un autre outil gratuit servant à protéger vos données sensibles et crypter vos informations à l'intérieur d'images, je vous invite à découvrir crypture.it.

 

 

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