Bien avancer dans ses projets - les règles d'Eisenhower, Parkinson, Laborit et d'autres

Avez-vous remarqué que certains de vos projets prennent beaucoup plus de temps que prévu?

Dans cet article, je passerai en revue les lois et les théories d'Eisenhower, Laborit, Charles Duhigg, Parkinson, Dunning-Kruger, Pareto, Eliyahu Moshe Goldratt et Hofstadter pour mieux comprendre pourquoi vos projets n'ont jamais atteint l'échéance initiale et ce qui peut être fait pour l'améliorer. Prêt?

8 règles de gestion de projet

La boîte d'Eisenhower

La boîte Eisenhower est un concept de catégorisation des tâches qui vous permet de hiérarchiser votre charge de travail et de vous concentrer sur la bonne chose.

Avec cette approche, vous devez identifier si une tâche est urgente (avec un délai serré) et importante (avec un fort impact).

Selon que la tâche est urgente, importante, les deux ou aucun des deux, vous pouvez définir si elle doit recevoir une priorité supplémentaire, être déléguée ou même abandonnée.

Loi de Laborit - La loi du moindre effort

Henri Laborit, neurochirurgien français, introduit la «loi du moindre effort». Cette règle explique que le cerveau humain est fait de telle manière que nous recherchons constamment une satisfaction instantanée. En conséquence, nous priorisons naturellement les tâches faciles, agréables et rapides qui génèrent une satisfaction immédiate et retardont les tâches plus longues ou plus complexes.

Pour cette raison, nous sommes facilement distraits par des «tâches rapides de dernière minute» qui ne prennent pas beaucoup de temps mais retardent des projets plus importants, conduisant à une procrastination constante (je le ferai demain).

Charles Duhigg - Le pouvoir de l'habitude

Charles Duhigg, journaliste économique primé au New York Times, explique que les habitudes ont un fort pouvoir sur nous.

Selon l'auteur, chaque jour, nous avons une quantité limitée de «volonté» pour nous forcer à faire des choses que nous ne voulons pas nécessairement faire. Utiliser cette volonté pour contourner notre routine et construire de nouvelles habitudes nous aide à combattre la procrastination et à aller à l'encontre de la loi du moindre effort.

Loi de Parkinson

Selon Cyril Northcote Parkinson, historien naval britannique et auteur d'une soixantaine de livres, «le travail se développe pour occuper le temps disponible pour son achèvement».

Cela signifie que plus vous disposez de temps pour terminer un projet, plus vous avez besoin de temps. En règle générale, si un projet peut être réalisé en une seule journée mais que vous en avez 10, vous prendrez 10 jours pour le faire.

Étroitement lié à la loi du travail, ce concept explique que lorsqu'un temps supplémentaire est accordé pour une tâche spécifique, nous avons tendance à utiliser le temps supplémentaire pour faire d'autres choses à la place.

Loi de Hofstadter

Selon Douglas Richard Hofstadter, spécialiste américain des sciences cognitives, de la physique et de la littérature comparée, «cela prend toujours plus de temps que prévu, même si vous prenez en compte la loi de Hofstadter».

Simplement dit, il est très difficile d'estimer le temps requis pour une tâche difficile, et ces tâches sont souvent sous-estimées, ce qui explique notre difficulté générale à respecter les délais.

Effet Dunning-Kruger

Deux psychologues sociaux, David Dunning et Justin Kruger, ont publié en 1999 une étude montrant que votre confiance dans un sujet spécifique n'est pas proportionnelle à la connaissance de ce sujet. Par conséquent, nous avons tendance à sous-estimer la complexité d'une tâche lorsque nous en savons peu sur elle, mais notre confiance diminue rapidement à mesure que nos connaissances augmentent.

L'effet Dunning-Kruger est très aligné sur la loi de Hofstadter, expliquant que nous avons tendance à sous-estimer constamment le temps nécessaire pour accomplir une tâche donnée, en particulier lorsqu'il ne s'agit pas d'une tâche de routine que nous maîtrisons déjà.

Le principe de Pareto

Le dernier principe, mais le plus connu, est certainement celui de Pareto.

Vilfredo Federico Damaso Pareto était un ingénieur, sociologue, économiste, politologue et philosophe italien qui a introduit le concept d'efficacité de Pareto.

En termes simples, le principe de Pareto explique que 80% du résultat provient de 20% de l'effort. En d'autres termes, lors de la gestion d'un projet, 20% de vos efforts génèrent 80% de vos résultats. Une fois que vous le savez, vous pouvez identifier ce que ces 20% sont pour en faire plus et essayer de faire moins des 80% qui ont peu d'impact.

Identifier les goulots d'étranglement

Celle-ci n'est pas une "loi", à proprement parler, mais un apprentissage important extrait de "The Goal", d'Eliyahu Moshe Goldratt, puis plus tard du "Phoenix Project", de Gene Kim.

Le livre met en évidence les problèmes de communication entre les silos et l'importance d'identifier les goulots d'étranglement. Tout projet transversal de grande envergure nécessite de transmettre les tâches le long de la chaîne jusqu'à leur achèvement. L'identification des goulots d'étranglement (étapes spécifiques qui ralentissent l'ensemble du processus, en raison de délais mal estimés ou d'une quantité de travail élevée, par exemple) permet de fluidifier le travail de la chaîne et d'éviter les retards.

Comment améliorer la gestion des tâches?

Pour écrire cet article, j'ai souffert de chacune de ces théories.

Je l'ai retardé de plus d'un mois, priorisé la gratification immédiate et les tâches de moindre valeur, accepté toutes les distractions, sous-estimé le temps nécessaire pour le mettre en place et passé la majorité de mon temps sur des tâches à faible impact.

Alors, que pouvons-nous faire à ce sujet?

Sur la base des lois et théories précédemment énoncées, voici une liste de conseils qui devraient vous aider à améliorer vos compétences en gestion de projet et à remettre votre gestion du temps sur les rails:

1. Hiérarchisez vos tâches en fonction de leur urgence et de leur impact - ne laissez pas les émotions dicter ce qui doit être fait en premier, soyez très analytique sur ce qui compte vraiment (cf. Eisenhower box)
2. Lorsque vous hiérarchisez vos tâches, gardez à l'esprit les goulots d'étranglement le long de la chaîne: si vous n'êtes pas le dernier maillon, d'autres personnes seront affectées par ce que vous faites. Si vous avez identifié des goulots d'étranglement plus bas dans la chaîne, donnez des priorités supplémentaires aux tâches qui peuvent être impactées (cf. Identifier les goulots d'étranglement)
3. Suivez vos priorités en vous basant sur les deux premiers éléments et soyez conscient de votre propre préférence pour des tâches faciles et rapides pour éviter d'être distrait (cf. loi du travail)
4. Renforcez votre volonté de construire de nouvelles habitudes et de vous forcer à faire les choses dans le bon ordre, pas celui que vous aimez le plus. Une fois devenu une habitude, cela deviendra naturel et l'effort requis disparaîtra (cf. le pouvoir de l'habitude)
5. Soyez réaliste quant à votre connaissance d'une tâche ou d'un sujet spécifique avant d'estimer la quantité de travail et le temps nécessaires pour l'accomplir (cf. effet Dunning-Kruger)
6. Tenez compte des goulots d'étranglement, des biais et des événements inattendus potentiels lors de l'estimation de votre chronologie pour éviter de définir quelque chose d'irréaliste (cf. loi de Hofstadter)
7. Ne surestimez pas le temps nécessaire sachant que le travail prend de l'ampleur afin de combler le temps disponible pour son achèvement. Essayez de trouver le bon équilibre entre surestimer et sous-estimer ce qu'il faut pour accomplir une tâche (cf. loi de Parkinson)
8. Dernier point mais non des moindres, prenez le temps après avoir terminé un projet d'identifier ce que vous avez fait de bien et de mal. Cette analyse simple vous aidera à identifier les 20% de votre travail qui ont eu le plus gros impact et à en tirer des leçons pour votre prochain projet.

En fin de compte, la gestion de projet est une science - ce n'est pas aussi simple que de «fixer une date limite». De nombreux concepts sociaux, comportementaux et collectifs impactent vos projets. Les connaître est une première étape sur la voie du succès.