Trois étapes pour une foire expo réussie - commencez à faire des profits

J'ai participé à de nombreuses foires ces dix dernières années, parfois comme exposant, parfois comme visiteur. J'ai organisé des stands de foire aux Etats-Unis, en Allemagne, en Angleterre, à Hong Kong et en Chine. Chaque évènement m'a donné une expérience supplémentaire et un savoir-faire dans l'organisation de foires. A travers cette série d'articles et de matériels je souhaite partager cette expérience avec vous.

Se fixer des objectifs

Tout le reste n'aura aucune importance, tous vos efforts seront gâchés si vous ne commencez pas par cette étape toute simple: fixez-vous des objectifs.

Traditionnellement, les exposants de foires ont 4 types d'objectifs majeurs:

• trouver des partenaires, clients, fournisseurs ou investisseurs
• développer son image de marque
• collecter des données
• signer des contrats

Quels qu'ils soient, assurez-vous de communiquer vos objectifs à votre équipe et de les quantifier. Comment définiriez-vous un succès sur une foire expo ? Combien de cartes de visites collectées ou de contrats signés représente un succès ?

Si vous recherchez un développement de votre image de marque, vous pouvez là aussi quantifier vos objectifs: apparitions dans la presse, nombre de prospectus distribués, nombre de démonstrations effectuées, etc...

Tant que vous n'aurez pas une idée très claire de vos objectifs, inutile d'aller plus loin.

Les trois étapes du succès

Suivre les trois étapes ci-dessous vous donnera les outils nécessaires au succès de vos foires expo.

1. Rencontrez de nouvelles personnes

Cela semble assez évident - pour quelle autre raisons irais-je dans des foires ?

Malgré tout, j'ai assisté maintes fois à des situations dans lesquelles des entreprises laissaient passer de véritables opportunités. Ne vous contentez pas d'attendre sur votre stand que le client arrive.

Bougez ! Visitez les autres stands, engagez des conversations et collectez des réactions et des retours clients. Ecoutez ce que les gens ont à dire, le positif comme le négatif.

Les foires expo sont l'opportunité parfaite de collecter de larges quantités de données qui vous aideront à améliorer vos produits ainsi que vos campagnes marketing et votre ciblage de ventes.

Même si votre but est de trouver des clients, vous pourriez trouver de nouveaux fournisseurs, investisseurs ou partenaires: ne manquez pas cette occasion ! Prenez en compte le temps et l'argent dépensés dans l'organisation de l'évènement: cela vaut le coût de maximiser votre retour sur investissement !

2. Collectez des données

La collection de données est le nerf de la guerre sur une foire expo. Si vous ne souhaitez pas collecter de données, vous n'avez vraiment aucune raison de participer à des foires.

Et lorsque je parle de collection de données, je ne parle pas de récupérer inutilement des piles de cartes de visites !

Combien de fois ai-je vu des entreprises collecter des tonnes de cartes de visites pour finalement les jeter une fois de retour au bureau ou simplement ne pas se souvenir qui-est-qui ?

Non, la collection de données signifie récupérer efficacement des informations clients relatives à chacune de vos conversations. Qui avez-vous rencontré ? Quelle entreprise représentait-il ? Quel était le sujet de la conversation ? Pourrait-il devenir un client potentiel ? Etc...

Il n'y a aucune chance pour qu'après cinq jours de foire vous vous souveniez de tous les détails de vos conversations si vous n'avez pas collecté vos données correctement.

Heureusement, j'ai préparé pour vous un modèle de fichier de collection - téléchargez-le et utilisez-le à votre guise lors de vos prochaines foires.

3. Faîtes un véritable suivi

C'est là que beaucoup d'entreprises échouent.

Comment faire le suivi d'une foire expo ? J'ai vu plusieurs situations, souvent mal optimisées.

Il y a des entreprises qui ne font tout simplement aucun suivi, parce qu'elles n'ont pas collectées de données. D'autres ont collecté de nombreuses cartes de visite et envoient un email général à tous ces contacts - en général plusieurs semaines après la foire, le temps de copier toutes les adresses dans un fichier. Enfin, il y a celles qui font un suivi minutieux sur quelques prospects et abandonnent les autres.

Si vous êtes dans l'une de ces trois catégories, voici ma suggestion d'un bon suivi de prospection:

Vous avez (je l'espère) correctement utilisé l'étape 2. Vous avez donc un dossier qui contient de nombreux documents d'informations sur les personnes rencontrées à votre stand.

Commencez par regrouper ces documents en catégories - d'un côté les personnes qui requièrent un suivi personnalisé, de l'autre celles qui peuvent recevoir un email standard, par exemple.

Assurez-vous que chaque personne reçoive de vos nouvelles dans les trois jours qui suivent la fin de l'exposition - personne ne se souviendra de vous dans deux semaines.

Agissez rapidement et faîtes en sorte que votre email contienne les détails de votre conversation précédente - en plus de démontrer votre rapidité d'action, vous afficherez un certain niveau de professionnalisme et de sollicitude.

Analysez vos résultats et votre CPA

Si vous avez suivi chaque étape à la lettre, votre participation à cette foire a dû être un succès, félicitations ! Mais comment mesurer ce succès ?

J'ai vous ai précédemment demandé d'identifier et de quantifier vos objectifs. Il est temps d'y jeter un oeil !

Si votre but était de collecter des contacts, avez-vous atteint votre quota ? Si c'était de trouver des partenaires ou fournisseurs, est-ce fait ? Etc...

Cette analyse vous indiquera si cette foire était un succès et si vous devriez y retourner l'année suivante.

Mais plus important encore, vous devriez calculer votre CPA (Coût Par Acquisition). Pour y parvenir, vous allez certainement devoir attendre un mois supplémentaire et voir si votre suivi de prospection génère de nouveaux clients.

Dès lors, un calcul très simple vous donne votre CPA:

CPA = coût total de la foire / nombre de clients acquis

Prenons l'exemple d'une organisation d'exposition qui vous aurait coûté 20 000€ et vous aurait rapporté 20 clients: 20 000 / 20 = 1 000. Chaque client acquit vous a coûté 1 000€. La question est: est-ce que chacun de ces clients va générer, sur le moyen terme, un bénéfice individuel supérieur à 1 000€ ? Si c'est le cas, félicitations, c'était un succès ! Dans le cas contraire, vous devriez repenser sérieusement votre implication et organisation de cette foire car vos clients ne couvriront pas vos coûts. Peut-être devriez-vous améliorer la manière dont vous organisez votre stand.

La gestion d'un évènement devient de plus en plus facile avec le temps mais il faut beaucoup de discipline pour devenir efficace. Vous vous encourage fortement à lire "les 23 règles d'une foire expo réussie" si vous ne l'avez pas déjà fait. Cet article contient tous les conseils et matériels dont vous aurez besoin pour organiser votre prochaine participation à une foire exposition !

Julien Rio.