La théorie d'eisenhower: gagnez du temps en donnant des priorités à vos tâches

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13-10-2012

Comment définir de quelle tâche s'occuper en premier et quelle tâche mettre de côté ? La boîte d'Eisenhower vous offre une excellente solution pour définir la façon dont vous traitez vos tâches.

Un peu d'histoire

A l'origine, cette méthode visant à donner des priorités aux tâches a été suggérée par Dwight D. Eisenhower, 34ème président des Etats-Unis d'Amérique.

Eisenhower aurait un jour déclaré: "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important".


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En se basant sur cette citation la boîte d'Eisenhower a été développée comme moyen d'aider les gens à donner des priorités à leurs tâches.

 

L'idée

Le concept de la boîte d'Eisenhower est extrêmement simple. Une tâche urgente et une tâche importantes sont deux choses très différentes.

Une tâche peut être urgente (quelque chose à faire impérativement aujourd'hui, par exemple) mais pas importante (son impact est très limité).

Inversement, une tâche peut être importante (tâche influençant le future de votre entreprise) mais pas urgente (une réunion à prévoir dans 6 mois par exemple).

En se basant sur ce simple fait, on peut développer un tableau à deux dimensions appelé "la boîte d'Eisenhower".

Deux colonnes (Urgent / pas Urgent) et deux lignes (Important / pas Important) aident à définir 4 situations distinctes:

  • la tâche n'est ni importante, ni urgente
  • la tâche est urgente mais pas importante
  • la tâche est importante mais pas urgente
  • la tâche est à la fois urgente et importante

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Partant de là, nous pouvons définir une stratégie distincte pour chaque scénario:

  • pas urgent / pas important : laissez tomber la tâche, au moins pour le moment. Vous avez très certainement d'autres tâches qui requièrent votre attention.
  • urgent / pas important: déléguez cette tâche. Cette tâche doit être expédiée rapidement mais son impact étant très limité, vous pouvez demander à une tierce personne de s'en occuper pour vous.
  • important / pas urgent: prévoyez l'accomplissement de cette tâche. Cette tâche a un véritable impact sur votre entreprise ou sur votre vie, soyez donc sûr de vous en occuper dans les temps, mais pour le moment, concentrez-vous sur des choses ayant une plus haute priorité.
  • urgent / important: faîtes-le immédiatement. Toute tâche tombant dans cette catégorie devrait être votre première priorité.

 

Stratégie générale

La boîte d'Eisenhower n'est pas une véritable solution en elle-même. C'est plus un outil offrant la possibilité de donner des priorités à nos tâches de manière efficace.

La solution optimale serait d'utiliser la boîte d'Eisenhower à chaque nouvelle tâche dans le but d'estimer ce qu'il faut en faire. Une fois la décision prise, il vous faudra sauvegarder cette tâche dans une "liste de choses à faire" en fonction de sa priorité.

De cette façon, vous ne conservez que les tâches qui représentent un véritable intérêt pour vous and savez immédiatement quel type de priorité leur donner.

Je vous encourage à utiliser "i-list.it", un outil que j'ai présenté dans un précédent article: "Organisez vos tâches efficacement: i-list.it, outil de gestion". Avec ce système, il vous suffira d'ajouter une étape très simple pour véritablement maîtriser vos tâches: avant d'entrer une tâche dans votre liste, réfléchissez une seconde comment la placer dans la boîte d'Eisenhower. Ainsi, vous pourrez aisément estimer si cette tâche mérite d'être dans votre liste et quel type de priorité lui donner.

Avec la combinaison de ces deux systèmes, vous ne gâcherez plus jamais votre temps avec des tâches inutiles, foi de président !

 

Julien Rio.

Last update: 2017-05-26 Tags:

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