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Le but premier de mon blog est d'offrir des solutions efficaces aux problèmes et situations spécifiques rencontrées par les entrepreneurs et les business men en général. Par le biais de ce blog marketing, je tente de partager avec vous mon expérience ainsi que mes connaissances personnelles en terme de marketing et d'organisation. Dans ces pages, je vais détailler des solutions marketing, mais également des méthodes de travail, d'amélioration de la GRC, de gestion du service client, de développement de réseaux, etc...
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Organisez vos foires expo et vos événements efficacement

16-02-2013

Les 23 règles d'une foire expo réussie

L'organisation d'un stand sur une foire d'exposition peut s'avérer compliqué. Cet article vous donnera une ligne directrice ainsi que des astuces utiles pour organiser votre évênement aussi efficacement que possible.

Les foires expo, qu'elles soient faites pour les professionnels ou les particuliers, sont essentielles au développement d'une entreprise. Ces évènements sont de belles opportunités de rencontrer de nouveaux clients et fournisseurs et de comprendre les besoins du marché.

Néanmoins, l'organisation de ce type d'évènement peut être délicat, en particulier si vous n'avez pas beaucoup d'expérience dans ce domaine.

Ces dernières années j'ai organisé des foires expo en Amérique, en Europe et en Asie. Toutes les foires sont différentes et doivent être gérées en tenant compte de cette diversité. Certaines foires sont très organisées et vous fournissent une ligne directrice qu'il vous suffit de suivre. D'autres sont parfaitement désorganisées et vous forcent à courir sans arrêt après l'information. Certaines vous offriront un service efficace et des réponses rapides alors que d'autres se contenteront d'ignorer vos requêtes.

Foire après foire j'ai amélioré ma façon de gérer l'organisation évènementielle et développé un ensemble de documents qui m'ont aidé à gagner en efficacité.

La clé du succès est très simple: l'organisation. Dans cet article je vais partager avec vous mon expérience ainsi que mes documents clé qui vont vous aider à préparer vos évènements plus rapidement et plus facilement.

JulienRio.com: Les 23 règles d'une foire expo réussie

 

Veuillez trouver ci-dessous des liens directs vers les points essentiels de cet article:

 

Checklist d'organisation de foire expo

  1. Règles de la foire
  2. Feuille de route
  3. Marchandise
  4. Plan de sol
  5. Besoins en construction
  6. Besoins électriques
  7. Lumière
  8. Moquette et sol
  9. Meubles
  10. TV
  11. Internet
  12. Décoration du stand
  13. Placement produit
  14. Logistique
  15. Retour Marchandise
  16. Badges and tickets
  17. Rapport de discussion
  18. Produits de nettoyage et fournitures de bureau
  19. Organisation de la foire
  20. Tickets d'avion et hotel
  21. Transport personnel
  22. Opportunités Marketing
  23. Vue d'ensemble de coûts

Documents

Tous les documents mentionnés dans cet article sont disponible en téléchargement et libre d'utilisation ou de partage. Veuillez cependant noter que ces documents ne peuvent ni être vendus ni modifiés sans mon accord préalable.

Les documents suivants sont disponibles:

  • Exemple de checklist
  • Vue d'ensemble des coûts
  • Plan de sol
  • Plan de murs
  • Liste de produits

Pour ouvrir ces fichiers vous aurez besoin de Microsoft Excel ou Open Office, Adobe Acrobat Reader et Illustrator.

Téléchargement des fichiers d'organisation de foire exposition.

 

Feuille de route

Le seul moyen d'être véritable efficacement dans l'organisation d'une foire est de préparer une checklist. La liste qui suit a été développée en fonction de mon expérience propre. Vous n'avez pas besoin de la suivre dans l'ordre exact dans lequel elle apparaît: efficacité rime souvent avec flexibilité !

Ce qui est important c'est de vous assurer de n'oublier aucun point. Vous pouvez adapter cette liste à vos besoins et attentes personnelles.

 

JulienRio.com: title

Règles de la foire

C'est par là qu'il faut commencer. Téléchargez les règles de la foire sur le site de l'organisateur ou demandez-les à un représentant.

Lisez ces documents avec attention: tout le reste en dépend.

Vous devez extraire de ce document toutes les dates pour être certain de ne pas prendre de retard.

De nombreux organisateurs de foires risquent de vous faire payer des pénalités de retard une fois les dates butoirs passées.


JulienRio.com: title

Checklist

Préparez votre propre checklist.

Cette liste doit contenir tous les détails à régler avant le début de la foire. Vous devriez aussi intégrer les différentes dates limites ainsi que le nom des personnes en charge de chaque élément pour un meilleur suivi.

J'ai développé un document standard de suivi d'organisation de foire disponible dans la bibliothèque de documents.



JulienRio.com: title

Marchandise


Avant de réfléchir à l'organisation de votre stand, vous devez savoir quels produits vous souhaitez présenter.

Définissez une liste d'articles à exposer avec leurs quantités respectives. De cette manière, vous allez être en mesure de préparer votre stand ainsi que l'envoi des marchandises.

J'ai préparé une liste standard de produits disponible dans la bibliothèque de documents.


JulienRio.com: title

Plan de sol

Voici la base de tout. Plus vous vous y prendrez tôt pour utiliser cet outil, meilleures seront vos chances de réussite.

Un plan de sol est un dessin technique représentant votre stand vu du dessus et contenant tous les éléments qui le composent: meubles, lumières, produits, etc...

La création d'un plan de sol va vous permettre d'identifier les problèmes avant qu'ils ne surviennent et va également simplifier vos communications avec l'organisateur de la foire.

J'ai développé un exemple de plan de sol disponible dans la bibliothèque de documents.



JulienRio.com: title

Besoins en construction


Avez-vous prévu de construire quelque chose sur votre stand ? Souhaitez-vous construire une pièce fermée, ajouter un deuxième étage ou créer des meubles sur mesure ?

Ces choses prennent du temps, organisez-les en avance !



JulienRio.com: title

Besoins en électricité


Avez-vous un besoin en électricité sur votre stand ?

L'utilisation de télévisions, d'ordinateurs, le chargement d'appareils électriques... tout cela requiert un accès au réseau électrique ! Etablissez vos besoins en électricité puis organisez le placement des prises électriques sur votre stand. C'est une bonne idée d'afficher les prises sur votre plan de sol pour vous assurer que les appareils nécessitant un branchement soient à proximité d'une source d'énergie.

Avez-vous pensé au type de voltage ou de prise utilisé sur la foire ? Vous aurez peut-être besoin de préparer des adaptateurs.

De plus, avez-vous vérifié combien de prises sont fournies ? Il serait peut être judicieux de prévoir des multiprises.

 



JulienRio.com: title

Lumière


L'un des moyens les plus efficaces de mettre votre produit en valeur est de lui donner suffisamment de lumière.

En général, la lumière ambiante sur les foires expo n'est pas suffisante pour un bon éclairage produit: pensez à réserver quelques lumières supplémentaires.



JulienRio.com: title

Moquette

La plupart des organisateurs de foire expo vous offrent la possibilité de choisir la couleur et la texture des moquettes de votre stand.

Ne manquez pas cette opportunité de mettre votre stand aux couleurs de votre entreprise !

 


JulienRio.com: title

Meubles


Un stand sans meubles ne fonctionne pas. Vous devez habiller votre stand de la manière la plus efficace possible pour mettre vos produits en avant et attirer les curieux.

Votre liste de meubles doit contenir, au moins:

  • des tables et des chaises - pratique pour signer des contrats !
  • une poubelle - un peu d'hygiène ne fait jamais de mal
  • des vitrines ou des présentoirs - mettez vos produits en valeur

Au-delà de ces quelques éléments de base, vous voudrez peut être également ajouter quelques meubles supplémentaires tels qu'un bureau d'accueil, un porte manteau ou quelques porte-brochures. Parcourez le catalogue de meubles fourni par votre organisateur et définissez ce qui pourrait rendre votre stand plus efficace et attirant.

 

JulienRio.com: title

TV

Allez-vous avoir besoin d'une télévision sur votre stand ? Peut-être serait-ce utile pour montrer vos vidéos de démonstrations ou vos spots publicitaires.

Quelle est la source de votre film ? Allez-vous utiliser un port USB, un DVD, un Blu-ray, un ordinateur ? Est-ce inclus dans le prix de location ? Connaissez-vous le ratio de votre TV (16:9 ou 4:3) ? Quel type de fichier peut-elle afficher (.mpg, .avi, .mov, etc...).

Assurez-vous que ces détails soient connus avant de vous rendre sur la foire !

 


JulienRio.com: title

Internet

Vous pourriez avoir besoin d'internet sur votre stand.

Certaines foires fournissent un accès WIFI gratuit mais de très mauvaise qualité. Si vous avez besoin d'un véritable accès, ne vous contentez pas de l'accès gratuit - vous risqueriez de mauvaises surprises.

Il se peut également que le prix de la connexion sur le stand soit parfaitement prohibitif. Dans ce cas, renseignez-vous pour trouver des solutions de remplacement et ne pas souffrir de cela une fois qu'il sera trop tard.


JulienRio.com: title

Décorations du stand

Votre stand représente votre entreprise et vous doit porter votre identité ainsi que votre image de marque.

Par conséquent, vous allez devoir le décorer. En fonctions de vos habitudes et de votre style, vous allez peut être utiliser des posters, décorer les murs avec des foamboards, utiliser des décorations textiles, etc... L'important est de définir le type de décoration au plus tôt pour pouvoir faire une estimation de coûts et commencer le développement du design.

Souvenez-vous de bien lire les régulations liées à la foire: certaines restrictions peuvent exister et limiter le type, le placement ou la hauteur de vos décorations.


JulienRio.com: title

Placement du produit


Maintenant que vous savez quelle marchandise exposer, quels meubles utiliser et quel type de décoration intégrer, il est temps de créer un plan de mur.

Le plan de mur est comme un plan de sol mais vu de face au lieu de dessus. Le plan de mur va vous aider à visualiser le design de votre stand ainsi que l'organisation de l'espace (placement produit). Ce document peut également s'avérer très utile pour simplifier les communications entre vous et l'organisateur de l'évènement.

 

J'ai développé un exemple de plan de mur disponible dans la bibliothèque de documents.


JulienRio.com: title

Logistique


Vous savez quelle marchandise vous allez envoyer sur le stand. En fonction de l'emplacement de la foire, l'envoi de votre marchandise peut être plus ou moins compliqué.

Vous devez faire attention au temps et à l'argent absorbé pour le transport. Cette étape est essentielle: vous ne voudriez pas arriver sur un stand sans produits à présenter !

Ensuite, vous devez prendre en compte les régulations dues aux douanes du pays accueillant la foire. Envoyez la marchandise aussi tôt que possible: d'une part parce que cela va vous faire économiser de l'argent (les envois de dernières minute coûtent toujours plus cher) et d'autre part parce que si votre marchandise est arrêtée à la douane cela vous laissera plus de temps pour résoudre le problème avant le début de la foire.

C'est aussi le moment de réfléchir au traitement de la marchandise sur place: qui va la réceptionner ? La foire prévoit-elle un service de d'entrepôt ? L'organisateur va t'il prendre soin de vos marchandise le temps que vous arriviez ? Si oui, à quel prix ?

La logistique est la partie la plus compliquée lors de l'organisation d'une foire exposition: donnez-vous suffisamment de temps pour étudier chaque détail.


JulienRio.com: title

Retour de marchandise

Vous avez préparé l'évènement et tout semble être prêt. Mais avez-vous pensé à l'"après" ?

Que va-t-il arriver à vos produits une fois la foire expo terminée ? Allez-vous les vendre, les jeter, les renvoyer ?

Si vous prévoyez de renvoyer la marchandise à vos bureaux, il serait judicieux de prévoir le renvoi avant le début de la foire expo !

 


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Badges et tickets


Pour entrer sur la foire expo, il va vous falloir un badge ou un ticket. En fonction de la nature de la foire expo et de ses régulations, le badge peut vous être directement envoyé par la poste à signature du contrat, être imprimé par vos soins ou bien être récupéré à l'entrée du centre de conventions. Clarifiez la situation dès que possible pour éviter les surprises désagréables !

De plus, l'accès à la foire est généralement limité aux exposants un à deux jours avant l'ouverture au public (le temps de préparer votre stand) et il se peut qu'il vous faille un pass différent pour accéder aux locaux pendant cette période. Vérifiez ce point.


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Rapport de discussion

Vous allez sur une foire expo pour consommateurs pour promouvoir et vendre vos produits.

Si vous rejoignez une foire expo pour professionnels, c'est certainement pour rencontrer des partenaires et signer des contrats.

Pour être efficace, il faut vous organiser de manière à récolter un maximum d'informations dans un format standardisé. Un rapport de discussion est un bon moyen de collecter les détails de vos conversations avec vos prospects.

Ce document devrait avoir une structure claire et contenir des informations de bases telles que le nom du contact, son adresse, son entreprise, son email et son téléphone, etc... Il vous faut aussi indiquer l'intérêt du client et résumer ce qui a été discuté.

Enfin, votre document doit impérativement indiquer l'étape suivant: qui contacte qui et avec quel type d'informations. N'oubliez pas non plus de prévoir un espace pour attacher la carte de visite !

 


JulienRio.com: title

Produits de nettoyage et fournitures de bureau

Voici le kit ultime de survie de foires expo.

Si vous décidez d'être présent sur une foire expo, vous devriez toujours avoir ce kit de survie avec vous:

  • du scotch (pour fermer les cartons et résoudre les petits problèmes)
  • Du scotch double face (toujours pratique pour rafistoler des décorations qui ne tiennent pas bien)
  • des stylos et du papier (vous allez certainement devoir prendre des notes)
  • un tournevis (croyez-moi, c'est souvent essentiel !)
  • un cutter (ne l'enfermez pas dans un carton, vous allez en avoir besoin pour ouvrir vos cartons !)
  • une agrafeuse (avec une recharge d'agrafes pour attacher les cartes de visites par exemple)
  • quelques trombones (toujours pratique pour ne pas perdre brochures et documents)
  • un stock de cartes de visites (pour les distribuer à vos contacts)

A part ces éléments essentiels, vous pourriez aussi préparer:

  • de l'eau et des boissons
  • des snacks (rester sur un stand pendant plusieurs jours peut s'avérer épuisant: une petite douceur de temps à autre vous donnera la force de continuer avec le sourire !)
  • des produits de nettoyage (après que des milliers de visiteurs vous aient rendu visite chaque jour, un petit nettoyage du stand s'impose)
  • des bonbons, chocolats, gâteaux (faîtes plaisir à vos visiteurs et donnez-leur envie de rester plus longtemps)
  • des fleurs (un stand qui donne l'impression d'être à la maison est tellement plus agréable)

 


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Organisation de la foire

Vous devez préparer tous les détails liés à l'organisation de la foire, en particulier les horaires (ouverture / fermeture), les détails liés au parking, les heures dédiées à l'installation des stands et au rangement, les autorisations pour véhicules motorisés, etc...

Connaître tous ces détails à l'avance va vous permettre d'éviter un certain nombre de problèmes évidents.

Lorsque vous allez préparer cette étape, la création d'un dossier contenant des copies de tous les documents importants (règles de la foire, plan de sol, plan de mur, copies des communications avec l'organisateur, etc.) est importante. Prenez tous ces documents avec vous sur la foire expo: leur accès peut vous aider à résoudre des situations compliquées loin de votre bureau.


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Billets d'avion et hôtel

L'organisation de la foire expo est une chose. S'y rendre en est une autre.

Les billets d'avion et surtout les hôtels aux alentours du centre de convention sont souvent pleins plusieurs semaines avant l'évènement. Ne négligez pas cette étape et réservez vos billets d'avion et votre hôtel aussitôt que possible.


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Transport personnel

Avez-vous déjà réfléchi au moyen de transport à utiliser pour vous rendre de l'hôtel au centre de conventions ? De l'aéroport / la gare au centre de convention ?

Vous devriez peut être regarder les tarifs des taxis et les comparer à ceux des locations de voiture avant de partir.

De plus, pendant la durée de la foire expo, il est fort possible que les taxis soient difficilement disponibles: préparez votre voyage avec attention.


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Opportunités Marketing

Les foires expo offrent en général des opportunités telles que la publicité dans les magazines ou aux alentours du centre de convention.

Certaines de ces opportunités sont intéressantes, d'autres non. Vous devriez en parcourir la liste pour découvrir quelles offres peuvent bénéficier au succès de votre participation.

D'autres opportunités dépendent de vous uniquement. N'oubliez pas d'informer vos clients, vos partenaires, vos prospects et vos fournisseurs de votre participation à la foire ! Envoyez-leur un email un mois avant l'évènement pour qu'ils puissent prévoir une petite visite et peut-être signer de nouveaux contrats !

C'est également une parfaite opportunité de convaincre vos prospects: en voyant la réaction du public à vos produits ils risquent d'en estimer le potentiel sur le marché et d'être plus enclins à signer.

Avez-vous préparé un kit de presse ?

Les kits de presse sont essentiels ! Vous pourriez préparer un DVD, une clé USB ou simplement un livret contenant une revue de presse, des informations produit, des photos, présentations, etc... Ce type de kit doit ensuite être offert au corps de presse et à ses membres présents sur la foire expo. Préparez-en quelques-uns supplémentaires pour le bureau de presse: en général, chaque foire possède une pièce spécifique pour que les membres de la presse puisse obtenir des informations spécifiques sur les produits présentés avant de visiter les stands.



JulienRio.com: title

Vue d'ensemble des coûts

Votre participation à la foire expo était-elle un succès ?

Comme la plupart des campagnes marketing, évaluer le RSI (Retour Sur Investissement) de la participation à un évènement n'est pas facile. Comment calculer la somme de chiffre d'affaires généré par cette foire expo ?

Pour cette raison, il est essentiel de garder une vue d'ensemble précise et détaillée des coûts générés par l'organisation du stand. Ce document va contenir tous les coûts, directs et indirects, générés par l'organisation de l'évènement. De cette manière, vous allez pouvoir évaluer et comparer votre budget pour la foire expo suivante et comparer le coût au profit engendré par votre participation.

N'attendez pas que la foire soit terminée pour vérifier vos dépenses ! Un suivi clair et rigoureux des coûts dès le lancement du projet va vous permettre d'anticiper votre budget et de vous assurer de ne pas dépasser vos limites financières: vous ne voulez certainement pas dépenser plus que vous ne pouvez vous le permettre !

 

J'ai intégré un exemple de vue d'ensemble des coûts disponible dans la bibliothèque de documents.

 

L'organisation est la clé

Nous l'avons mentionné à plusieurs reprises: l'organisation est la clé du succès.

Lorsque vous préparez un évènement de type public ou professionnel, il faut que vous soyez en mesure de gérer plusieurs tâches de manière efficace et de fournir un suivi continu de chacun de ces éléments pour que rien ne vous échappe du déroulement du projet. Le suivi de ces tâches peut être fastidieux. Que vous organisiez cet évènement seul ou que vous déléguiez certaines de ces tâches, un bon outil d'organisation peut vous sauver la mise. i-list.it est un outil très efficace pour l'organisation de ce type d'évènement, je vous conseille d'y jeter un oeil pour tous vos projets.

La prévision est également un élément important de votre réussite: vous pourriez très bien tout organiser en dernière minute et réussir votre coup, mais cela implique prendre des risques inutiles et souvent avoir des coûts plus élevés. Pourquoi ne pas éviter cette pression inutile en vous préparant à l'avance ?

 

Et la suite ?

Très bien, votre foire expo est désormais organisée, il ne vous reste plus qu'à y aller et à la réussir !

Je vous ai préparé un second article, "Trois étapes pour réussir une foire expo" que je vous invite à lire pour compléter cette checklist.

 

 

 

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